Bogotá D. C.

Señor(a) graduando(a)

Reciba un cordial saludo y permítame felicitarlo por la culminación de su proceso de formación en la Universidad Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito, augurándole muchos éxitos en su vida personal y profesional.

Aprovecho la oportunidad para hacer algunas precisiones con respecto al proceso de graduación que se inicia en este momento, el cual se divide en dos partes:

1. Aprobación de su Grado por parte del Consejo Directivo, previa certificación del Rector y de la Secretaria General, sobre el cumplimiento de los requisitos reglamentarios, y de Ley, con la expedición del Acta de Grado correspondiente.
2. Entrega del diploma en ceremonia: la ceremonia de entrega de diplomas es el acto académico de mayor relevancia para la institución y por lo tanto el Consejo Directivo, como máxima autoridad de dirección de la Escuela, ha determinado su realización atendiendo todas los decretos e indicaciones definidas por el Gobierno Nacional.

Con el objetivo de poder cumplir con la organización de la ceremonia de entrega de diplomas, es imperativo el estricto cumplimiento de todos los requisitos dentro de las fechas señaladas en el instructivo que se enviará al correo electrónico institucional de cada graduado. Si durante el proceso se le presenta algún inconveniente que le impida el cumplimiento de los requisitos dentro de las fechas previstas, le solicito el favor de hacérmelo saber para que, dentro de los plazos oportunos, la Escuela pueda tratar de colaborarle en lo posible sin contravenir el principio de tratamiento equitativo y condiciones de igualdad para todos los graduandos.

Le agradezco su atención y cumplimiento responsable a las normas y procedimientos establecidos para llevar a cabo este proceso de obtención de su grado profesional, que una vez concluido, representa un aporte importante para su vida personal y la de su familia.

En nombre de la Directiva de la Escuela y en el mío propio, como graduada de la misma, quiero expresarle nuestro sentimiento de aprecio y gratitud, al contarlo como miembro de la orgullosa familia de profesionales graduados de la Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito.

Atentamente,
Ingeniera, Claudia Ríos Reyes
Secretaria General

Conozca los pasos para acceder a la ceremonia de graduación

Para el trámite de grado debe:

Encontrarse a paz y salvo por todo concepto con la institución y cumplir con las condiciones del Reglamento Estudiantil.

Antes de iniciar su proceso de grado a través del sistema Enlace, se solicita leer detenidamente el siguiente instructivo e ir completando y organizando los siguientes documentos:

1. DOCUMENTOS EN FORMATO DIGITAL

Se solicita a los candidatos organizar todos los documentos de grado en formato PDF o escaneados (nítidos y legibles). La documentación debe estar debidamente diligenciada, completa y firmada.

Estos documentos deben ir marcados de la siguiente forma para facilidad de reconocimiento y evitar inconvenientes: Debe colocar el número del documento de identidad del candidato a grado (Verifique que este correcto el número) – Nombre del documento.

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA PROCESO DE GRADO PREGRADO:

Usted podrá tramitar su solicitud de grado en el sistema Enlace únicamente en las siguientes fechas:

• Estudiantes que terminan el plan de estudio en el periodo 2024-1 (Mayo de 2024) o periodos anteriores: Del 2 al 5 de julio de 2024, las personas que cumplan los requisitos de grado serán notificadas al correo electrónico institucional y se les habilita el proceso en el sistema Enlace por programas académicos. Si algún estudiante considera que cumple los requisitos de grado para el periodo 2024-1 y no ha sido notificado a más tardar el 10 de julio de 2024, debe comunicarse del 10 al 12 de julio de 2024 a través de la plataforma Teams a los siguientes contactos: Maryu Mónica Huertas Rojas o Claudia Rocío González Palomares o al correo electrónico: coordgrados@escuelaing.edu.co en el horario colombiano de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 12:30 m y de 2:00 p.m. a 4:30 p.m. (días hábiles).

• Estudiantes que terminan el plan de estudio en el periodo instersemestral 2024-i :
  • Del 24 de julio al 4 de agosto de 2024: Se realiza verificación de condiciones de grado de los estudiantes.
  • Del 5 al 8 de agosto se habilita el proceso de grado en el sistema Enlace por programas académicos, previa notificación al correo electrónico institucional (Estas fechas son inmodificables por calendario académico establecido y la fecha de reunión del Consejo Directivo).

Para iniciar su proceso de grado, es de obligatorio cumplimiento que revise en su sesión de autoservicio del sistema Enlace, que su plan de estudio este satisfecho: Para esto el estudiante debe consultar la siguiente ruta: Menú Principal - Centro del Alumnado - Info Académica - Mis Datos Acad - Consulte su informe de orientación - Busque el programa académico que está finalizando y oprimir el vínculo: Expandir Todo; ahí usted puede consultar si su plan de estudio está Satisfecho o No satisfecho.

• Si su plan de estudio está No satisfecho: Debe revisar su Semáforo que esté completo y finalizado, que incluya todas las asignaturas cursadas, homologadas, electivas, validadas, su proyecto de grado esté incluido, etc. y confirmar que todas las calificaciones estén correctas en su plan de estudio. Si tiene inconsistencias, por favor informarlas al correo: serviciosti@escuelaing.edu.co (Por favor solo envíe un (1) correo por estudiante y espere con calma la respuesta porque las solicitudes se atienden por orden de llegada). La fecha límite para que su plan de estudio este satisfecho en el sistema enlace es el 4 de agosto de 2024. De lo contrario su proceso de grado se aplazará para una futura ceremonia cuando cumpla los requisitos de grado.
• Si su plan de estudio está Satisfecho: Debe organizar la siguiente documentación:

1. Copia digital, Escáner o PDF legible y nítido de la cédula de ciudadanía o del documento de identidad del estudiante por ambas caras.
2. Una fotografía digital reciente tipo documento, de frente, a color, fondo blanco, nítida (no pueden ser selfis), únicamente en formato jpg o png. Esta fotografía será utilizada para todos los efectos institucionales y en caso de tener ceremonia virtual.
3. Resultado del examen ICFES-Saber Pro expedido por el ICFES (Ley 1324 de 2009). El resultado lo puede consultar en este enlace (Esta página le solicitará unos datos personales y un número de registro que corresponde al código con el que presentó el examen). Si usted no ha presentado este examen, es de obligatorio cumplimiento informar la situación a la mayor brevedad posible al correo electrónico: coordgrados@escuelaing.edu.co y su proceso de grado será aplazado hasta el momento que cumpla este requisito.
4. Certificado de finalización del diligenciamiento de la Encuesta del Graduado del Ministerio de Educación Nacional. Al tramitar la encuesta se pregunta la fecha de grado (allí debe escribir la fecha del día en que diligencia la encuesta), también solicitan el número del acta (allí debe escribir 0000 (cuatro ceros)) a través de este enlace. Al finalizar la encuesta, por favor descargar el certificado que indica que el proceso ha sido completado.
5. Diligenciar, colocar la fecha, firmar (se aceptan firmas escaneadas) y descargar en formato PDF o escanear nítido el formato de Tratamiento de Datos Personales que puede visualizar en el siguiente enlace. Durante el proceso de grado la coordinación de grados le enviará un correo electrónico institucional (adicional) para que adjunte este documento en un formulario de forms. Este es el único documento que no se adjunta a través del sistema Enlace.
6. Los estudiantes de Ingeniería Biomédica, deben enviar el certificado con el resultado del examen de inglés a los correos: casa@urosario.edu.co del Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario, con copia a coordgrados@escuelaing.edu.co de la Coordinación de Grados de la Escuela.  Posteriormente deben consultar el siguiente instructivo que les indicará el proceso para adjuntar el resultado del certificado del idioma de inglés en la plataforma del Rosario. Después del cargue del documento, el estudiante debe llamar a la línea de atención de la Casa UR: 2970200 opción 3 y 1 para completar la validación del requisito. Este proceso tiene una duración promedio de 5 días hábiles, después de que la solicitud ha sido radicada, completada y validada por el Rosario. La fecha límite máxima de entrega del certificado de inglés a las dos instituciones es el martes 23 de julio de 2024, para participar en el Consejo Directivo de septiembre de 2024 (Esta fecha es inmodificable por calendario académico establecido y por la fecha de reunión del Consejo Directivo).
7. Solo podrán aplicar para grado del periodo 2024-2, aquellos estudiantes que terminaron todo su plan de estudio incluido su contrato de práctica profesional nacional con la calificación y la homologación de la misma en el sistema Enlace (En el informe de orientación y semáforo) a más tardar el miércoles 31 de julio de 2024. Los estudiantes que terminan su contrato de práctica profesional nacional en una fecha posterior o no cumplen con los requisitos en la fecha establecida, podrán aplicar para grado en la siguiente ceremonia que organice la coordinación de grados.
8. En caso de haber cursado el programa de Pregrado con ÉNFASIS, debe solicitarlo desde su correo electrónico institucional de la Escuela por escrito a la Decanatura correspondiente durante los días que usted está realizando su proceso de grado con fecha límite el miércoles 31 de julio de 2024 para que sea entregado en ceremonia de grado (Se entrega Certificado y Diploma de énfasis). Si usted realiza el proceso de solicitud de énfasis después de la fecha mencionada solo se le entregará el certificado de énfasis en una fecha posterior a la ceremonia (Fecha definida por las Directivas).
9. Si usted es candidato a grado en doble titulación con alguna institución internacional, debe enviar desde su correo electrónico institucional de la Escuela, el diploma escaneado o la certificación que lo(a) acredita como graduado(a) en formato PDF al correo electrónico de la ORI (Oficina de Relaciones Internacionales) ori@escuelaing.edu.co y a su Decanatura, con copia al correo electrónico coordgrados@escuelaing.edu.co, hasta el viernes 21 de junio de 2024 para poder participar en el Consejo Directivo de septiembre de 2024 (La entrega de este documento le permite iniciar los trámites de legalización del doble título; recuerde que este proceso tiene una duración promedio de 1 mes). Si usted realiza el proceso de legalización de la doble titulación después de la fecha mencionada, podrá aplicar a la siguiente ceremonia que organice la coordinación de grados. Confirmar con la ORI y con la Decanatura el recibido de la información.
10. Si se está graduando de su programa académico principal en el periodo 2024-1, pero va a continuar estudiando un doble programa en la Escuela, debe legalizar su admisión al segundo programa (proceso obligatorio) durante los días en los que realiza su proceso de grado (con la oficina de Admisiones) y de acuerdo con el Calendario publicado por esa dependencia y siguiendo el proceso que se describe a través del siguiente enlace.
11. Si usted presentó proyecto de grado, trabajo dirigido, proyecto de investigación o similar, debe guardar el documento final aprobado y firmado por el director en el repositorio digital institucional de la Biblioteca y no puede tener multas.
12. Si usted finalizó una Movilidad Internacional, Práctica Empresarial Internacional o Movilidad Nacional, debe realizar el proceso obligatorio de homologación de asignaturas y completar las condiciones de reciprocidad de la movilidad (En caso de que existan), que le permitirán finalizar su plan de estudio. Para iniciar el proceso, el estudiante debe enviar desde el correo electrónico institucional de la Escuela, el certificado oficial de las calificaciones emitido por la institución donde fueron cursadas, en formato PDF al correo electrónico de la ORI (Oficina de Relaciones Internacionales) ori@escuelaing.edu.co y a su Decanatura, con copia al correo electrónico coordgrados@escuelaing.edu.co, hasta el viernes 21 de junio de 2024 para poder participar en el Consejo Directivo de septiembre de 2024 (La entrega de este documento le permite iniciar los trámites de legalización de las homologaciones respectivas; recuerde que este proceso tiene una duración promedio de 1 mes). Si usted realiza el proceso de legalización después de la fecha mencionada, podrá aplicar a la siguiente ceremonia que organice la coordinación de grados. Confirmar con la ORI y con la Decanatura el recibido de la información.
13. Debe encontrarse a paz y salvo por todo concepto (los paz y salvos los solicita internamente la Coordinación de Grados), usted podrá consultarlos en el sistema Enlace, cuando la coordinación de grados ejecute el proceso de actualización de paz y salvos y le notifique al correo electrónico institucional.
14. Si usted es candidato a grado para el Consejo Directivo de septiembre de 2024, debe tener todo su plan de estudio satisfecho en el sistema enlace incluidas las homologaciones de todo su plan de estudio (confirmar en el semáforo e informe de orientación), homologación de electivas, homologaciones por movilidades (Nacionales o Internacionales-confirmar en el semáforo e informe de orientación), calificaciones (De todas las asignaturas cursadas, trabajos de grado o similares, prácticas empresariales) y demás temas, en las fechas establecidas en este instructivo.

NOTA: Usted recibirá en el correo electrónico institucional de la Escuela una notificación desde el correo NOTIFICACIONES ENLACE notificaciones_enlace@escuelaing.edu.co con el manual para iniciar su proceso de solicitud de grado a través del sistema Enlace (Favor revisar la bandeja de entrada o el correo no deseado – spam), que le permitirá realizar satisfactoriamente su proceso.

Actualmente, el trámite de grado se realiza por etapas, que deben ser finalizadas, para poder continuar a la siguiente fase y así sucesivamente hasta terminar el proceso.

Todo el proceso de grado se realiza directamente a través de la plataforma de Enlace, por tal motivo la coordinación de grados no tendrá en cuenta documentos enviados a través de los correos de la coordinación de grados (Excepto el certificado del idioma inglés para el programa de Ingeniería Biomédica, los certificados de doble titulación internacional y los certificados de notas de movilidades). Solo se procesarán las solicitudes de grado que se realicen a través del sistema Enlace.

Si requiere información adicional, podrá comunicarse con la coordinación de grados en el horario colombiano de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 12:30 m y de 2:00 p.m. a 4:30 p.m. (días hábiles) en el correo electrónico: coordgrados@escuelaing.edu.co o a través de la plataforma Teams a los siguientes contactos: Maryu Mónica Huertas Rojas: maryu.huertas@escuelaing.edu.co o Claudia Rocío González Palomares: claudia.gonzalez@escuelaing.edu.co.

Pago de los gastos de grado

Únicas fechas:

• Para las personas que cumplen requisitos de grado en el periodo 2024-1 (Mayo 2024) o anteriores: Del 1 al 12 de agosto de 2024. (Estas fechas son inmodificables por calendario académico establecido y la fecha de reunión del Consejo Directivo)
• Para las personas que cumplen requisitos de grado en el periodo intersemestral 2024-i: Del 12 al 15 de agosto de 2024. (Estas fechas son inmodificables por calendario académico establecido y la fecha de reunión del Consejo Directivo)

La orden de pago de los derechos de grado se genera únicamente en la fecha mencionada, a los estudiantes que cumplan con todos los requisitos de grado establecidos en el Reglamento Estudiantil, hayan completado todo el proceso de documentación en el sistema Enlace y estén a paz y salvo por todo concepto con la Escuela y el Rosario (Para el caso de Ingeniería Biomédica).

Valor de los gastos de grado para el año 2024: $ 810.000.

• Después que la coordinación de grados ha verificado el cumplimiento de todos los documentos y los paz y salvos, procede a generar la orden de pago de gastos de grado. Usted recibirá una notificación en su correo electrónico institucional de la Escuela cuando la orden esté disponible para consulta y pago.
• La orden de pago solo puede ser consultada a través del sistema Enlace y puede ser pagada únicamente durante el periodo establecido por la Escuela.
• Para realizar el pago de los gastos de grado en el periodo establecido, usted debe seguir las indicaciones del manual que recibirá durante el proceso, por el sistema Enlace.
• Una vez realizado el pago, por favor guarde el comprobante o tome un pantallazo de la finalización exitosa de la transacción que le servirá como soporte en caso de presentarse alguna inconsistencia.
• El manual le especifica las formas de pago:
  • En línea (Débito, Tarjeta de crédito)
  • Para pago en los bancos autorizados, debe imprimir en impresora láser el comprobante con el código de barras. El horario de atención bancario debe ser consultado previamente.
• Es de obligatorio cumplimiento enviar desde el correo electrónico institucional a coordgrados@escuelaing.edu.co el recibo de caja o soporte del pago en línea de los gastos de grado a la Oficina de Coordinación de Grados. Favor colocar en el asunto: SOPORTE PAGO GASTOS DE GRADO 2024-2- APELLIDOS Y NOMBRES.

Aprobación del Grado por Consejo Directivo

La solicitud de grado, previo cumplimiento de los requisitos exigidos y de los procedimientos internos, se presentará para aprobación al Consejo Directivo en su reunión del mes de septiembre de 2024.

NOTA: Si el estudiante no cumple con los requisitos de grado dentro de las fechas indicadas, la Escuela asume que no participará en la Ceremonia de entrega de Diplomas, correspondiente a esta promoción.

Solicitud y pago de la tarjeta profesional

Únicas fechas: Del 16 al 30 de septiembre de 2024.

El trámite de la matrícula (tarjeta) Profesional es personal y lo debe realizar cada candidato a grado directamente con el Consejo Profesional que le corresponde y es de obligatorio cumplimiento para ejercer la profesión legalmente (cumplimiento de ley); recuerde que la experiencia laboral reconocida profesionalmente inicia a partir de la fecha de expedición de la tarjeta profesional.

1. Programas de Ingenierías: Ingresar al sitio web del Consejo Profesional que le corresponda según el programa académico y realizar los trámites correspondientes tal como lo indica el Consejo Profesional de cada programa.
   • Consejo Profesional Nacional de Ingenierías Eléctrica, Mecánica y Profesiones Afines: Ingenierías Eléctrica, Electrónica y Mecánica.
   • Consejo Profesional COPNIA: Ingenierías Civil, Sistemas, Industrial, Biomédica y Ambiental.

1. Programa de Economía - CONALPE: Los documentos para solicitar la matrícula profesional indicados en el portal web de CONALPE se deben tramitar, escanear y enviar al correo electrónico: info@conalpe.gov.co con copia a coordgrados@escuelaing.edu.co ,después de la ceremonia de grado.
2. Programa de Administración de Empresas - CPAE: Debe realizar el proceso de solicitud de tarjeta profesional, después de la ceremonia de grado cuando tenga en su poder el acta original de grado y el diploma.
3. Programa de Matemáticas: No aplica para este proceso.

Para ampliar la información del trámite por cada Consejo Profesional, por favor leer el título: Código de ética y matrícula profesional que se encuentra más adelante.

Si requiere información adicional, favor comunicarse con los teléfonos de contacto de cada Consejo Profesional o con la oficina de Coordinación de Grados al correo: coordgrados@escuelaing.edu.co o a través de la plataforma Teams a los siguientes contactos: Maryu Mónica Huertas Rojas: maryu.huertas@escuelaing.edu.co ó Claudia Rocío González Palomares: claudia.gonzalez@escuelaing.edu.co

Invitaciones a la ceremonia

Dos (2) invitaciones mayores de 12 años.

Ceremonia

Lugar: Aula Máxima.

Fecha: 12 de diciembre de 2024.

Hora: 4:00 pm.

Conozca el valor y los requisitos para sacar el duplicado del diploma de grado

La Escuela solo expide duplicados de diplomas por pérdida o daño permanente, para poder expedir el Duplicado de Diploma.

Para iniciar su proceso de solicitud, debe comunicarse con la coordinación de grados en el horario de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 12:30 m. y de 2:00 a 5:00 p.m (días hábiles) en el correo electrónico: coordgrados@escuelaing.edu.co o a través de la plataforma teams a los siguientes contactos: Maryu Mónica Huertas Rojas: maryu.huertas@escuelaing.edu.co ó Claudia Rocío González Palomares: claudia.gonzalez@escuelaing.edu.co

Debe completar estos requisitos, para expedir los duplicados:

• Carta informando la perdida. Si es por daño, debe entregar en físico los originales del acta y diploma.
• Copia, PDF o escáner por ambos lados de la cédula de ciudadanía, bien nítida.
• Diligenciar el formato adjunto. Si dentro de los datos solicitados del formulario usted no recuerda la siguiente información, los puede consultar en su acta de grado o de lo contrario por favor dejar los espacios en blanco:
  o Fecha aprobación del grado
  o Número de Acta
  o Número de Registro
  o Número de Folio

Por favor dejar en blanco el formulario a partir de la palabra DUPLICADO que está ubicada al finalizar la hoja.

• El valor del duplicado para el año 2024 es de $281.000 pesos colombianos.
• La orden de pago se genera a través del sistema Enlace (Sistema establecido por la Escuela), donde usted podrá pagar con diferentes medios de pago. Es de obligatorio cumplimiento enviar copia del comprobante de pago al correo electrónico coordgrados@escuelaing.edu.co con sus datos personales (Nombre Completo), documento de identidad, programa del que se graduó, especificar que es para solicitud de duplicado y números telefónicos o correos electrónicos de contacto efectivos para poder identificar el remitente.
• Los diplomas anteriores pierden toda validez para la Escuela. Si llaman a preguntar por la información de este diploma se informa que esta reportado como perdido.
• Todo el trámite desde que se completa toda la documentación requerida por la Escuela, se demora entre un mes y mes y medio.
• Si autoriza a un familiar para retirar el duplicado, debe enviar una copia de su cédula, una carta de autorización firmada por el graduado con datos de la persona autorizada que lo va a retirar y copia del documento de identidad del autorizado.

Los documentos anteriores los debe hacer llegar por correo electrónico a coordgrados@escuelaing.edu.co y si el duplicado es por daño debe enviar los documentos en físico a una dirección que le indicaremos si hay lugar a ello.

Diligenciar, colocar la fecha, firmar (se aceptan firmas escaneadas) y descargar en formato PDF o escanear nítido el formato de Tratamiento de Datos Personales que puede visualizar en el siguiente enlace. Para adjuntar este documento, se le enviará un correo electrónico institucional.